Niquet.nl

Betalingsherinneringen mailen via Outlook (HTML mail)

Uiteraard is dit op zoveel manieren in te richten, maar hieronder volgt een uitleg hoe ik dit heb gedaan.

Let op: niet alle HTML styling werkt standaard voor alle e-mail clients. Dus sommige HTML ziet er prima uit in je browser, maar absoluut niet in Outlook of ander mail client.

We hebben – afgezien van Access en Outlook – het volgende nodig:

  1. Een tabel/query met alle openstaande facturen per debiteur (detailinfo)
  2. Een tabel/query met de aan te manen debiteuren (afgeleid van tabel / query genoemd bij ‘1’ incl. Emailadres en taalcode
  3. Een VBA procedure 
  4. Een macro die deze procedure start
  5. Een  Access-rapport kan heel goed ‘automatisch’ gestart kan worden vanuit de Windows taakplanner (Scheduler), mits je zeker weet dat alle gegevens zijn bijgewerkt. 
    Voor het sturen van betalingsherinnering – zoals in dit voorbeeld – is dit een stuk lastiger omdat je uiteraard wel wilt dat alle verzonden verkoopfacturen op je herinnering staan EN dat alle bankmutaties (i.c. ontvangsten) zijn ingeboekt.
  6. Mailbody bestaande uit 3 secties:
    1. tekst VOOR tabel (incl CSS styling –> VBA object converteert dit naar inline styling)
    2. Tabel met openstaande posten
    3. Mailbody / tekst NA tabel

Voor het gemak heb ik een tabel aangemaakt waarin ik twee velden heb aangemaakt van het type ‘Grote tekst” of “Memo” genaamd: “TekstVoorTabel” en “TekstNaTabel”.

Tip: Het beste is – zeker als je de teksten wilt wijzigen in deze tabel – om een formulier te maken en in te stellen dat je met de enter toets naar de volgende regel gaat i.p.v. naar het volgende veld.

Hierin type of plak je de HTML code/script/tekst die je later in je VBA code kunt oproepen met de DLOOKUP functie bijvoorbeeld.

Een voorbeeld van een “TekstVoorTabel”:

Leave a Comment